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Kein Platz für Excel im Einkauf des 21. Jahrhunderts.

Das Wichtigste in Kürze

  • Excel ist ein gutes Analysewerkzeug und ein schlechtes Dispositionssystem.
  • Wer Bestellmengen über gepflegte Tabellen steuert, baut Kopf-Monopole, Fehlerquellen und Stillstand bei jedem Urlaub ein.
  • Die Alternative ist kein Großprojekt: saubere ERP-Stammdaten plus eine Bestandsoptimierung, die nächtlich je Artikel rechnet.
  • Excel behält seinen Platz: für Ad-hoc-Analysen, nicht für die tägliche Bestellentscheidung.

Was Excel im Einkauf leistet.

Ehrlich gesagt: viel. Excel ist flexibel, jeder kann es bedienen, und für eine einmalige Auswertung, einen Lieferantenvergleich oder eine schnelle Reichweitenanalyse ist es unschlagbar. Das Problem ist nicht das Werkzeug. Das Problem beginnt, wenn aus der Analyse ein Prozess wird.

Wo es kippt.

Sobald Bestellmengen täglich aus einer Tabelle kommen, steuert ihr euer Lager mit einem Werkzeug ohne Prüfungen, ohne Historie und ohne Vertretungsregelung. Formeln, die nur eine Person versteht. Copy-Paste-Fehler, die erst im Fehlbestand auffallen. Daten, die beim Export schon veraltet waren. Und ein Bestellwissen, das mit jedem Personalwechsel das Haus verlässt. Das ist keine Excel-Schwäche, sondern eine Zweckentfremdung: Ein Rechenblatt ist kein Dispositionssystem.

Was stattdessen?

Kein ERP-Wechsel und kein IT-Großprojekt, sondern die Arbeitsteilung, die in die jeweilige Stärke spielt: Das ERP führt die Stammdaten, eine Bestandsoptimierung rechnet nächtlich Forecast, Sicherheitsbestand und Bestellvorschlag je Artikel, und der Einkauf entscheidet die Ausnahmen. Die drei Schritte dahinter sind dokumentiert, nachvollziehbar und hängen an keinem einzelnen Kopf. Excel bleibt daneben, wofür es gebaut wurde: Fragen beantworten, nicht Bestellungen auslösen.

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