Beschaffung von A bis Z: der komplette Leitfaden.

Beschaffung vs. Einkauf: Wo ist der Unterschied?

Der Einkauf steht für die operativen und vertragsschließenden Tätigkeiten: Märkte und Lieferanten finden, verhandeln, bestellen, verwalten. Die Beschaffung ist der größere Rahmen: Sie stellt sicher, dass die benötigten Güter bedarfsgerecht im Unternehmen ankommen, und schließt die Beschaffungslogistik mit ein. Der alte, rein verwaltende Einkauf beschränkt sich auf die Bestelltätigkeit. Der moderne Einkauf gestaltet: Er optimiert das Preis-Leistungs-Verhältnis statt nur den Preis.

Wie läuft der Bestellprozess ab?

Jedes Unternehmen bestellt anders, aber immer auf Basis desselben Referenzprozesses. Je nach Wert und Kritikalität der Ware werden Schritte ausgelassen oder verfeinert:

Wareneingang: zentral oder dezentral?

Ziel im Wareneingang sind kurze Durchlaufzeiten, kurze Informationswege und niedrige Gesamtkosten. Der zentrale Wareneingang bündelt Prüfung und Einlagerung an einem Ort und bleibt für die meisten Händler die richtige Wahl. Dezentrale Konzepte, bei denen die Ware direkt an die Fertigung geliefert wird, kommen aus der produktionssynchronen Beschaffung (Just in Time, Kanban) und lohnen sich erst, wenn Lieferanten Mengen und Termine tagesgenau treffen.

Welches Sourcing-Konzept passt?

Single Sourcing bündelt einen Artikel bei einem Lieferanten: beste Konditionen, volles Ausfallrisiko. Dual und Multiple Sourcing verteilen das Risiko auf mehrere Quellen, zum Preis von mehr Aufwand. Global Sourcing erschließt internationale Beschaffungsmärkte und bringt Zoll, Transportzeiten und Währungsrisiken mit. Beim Modular Sourcing werden statt Rohmaterialien einbaufertige Baugruppen beschafft, teils samt Disposition und Qualitätssicherung durch den Lieferanten. Die Wahl ist eine Risikoentscheidung je Artikelgruppe, keine Grundsatzfrage. Wie ihr kritische Artikel identifiziert, zeigt der Artikel zur Versorgungssicherheit.

Wie funktioniert Lieferantenmanagement?

Der beste Bestellprozess bringt nichts, wenn vorher die falschen Lieferanten ausgewählt wurden. Die Auswahl funktioniert wie ein Trichter: von öffentlich zugänglichen Informationen und Fragebögen über Punktebewertungen bis zu Audits vor Ort bei strategisch wichtigen Artikeln. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Lieferanten laufend anhand harter Daten bewerten (Termintreue, Mengentreue, Qualität) und die Ergebnisse ins Lieferantengespräch mitnehmen. Es geht dabei nicht um Vergangenheitsbewältigung, sondern darum, wie man die Zukunft gemeinsam gestaltet.

Wo fangt ihr mit der Digitalisierung an?

In Phasen, nicht auf einmal: Zuerst müssen Stammdaten und Prozesse stimmen, sonst automatisiert ihr Fehler. Dann kommen automatisierte Bestellvorschläge für die Routineartikel, wie sie die Bestandsoptimierung nächtlich rechnet. Zuletzt der elektronische Austausch mit Lieferanten. Was das für euren Einkauf konkret heißt, steht im Artikel zu Einkauf 4.0.

Die Reihenfolge ist kein Zufall: Erst der Prozess, dann das Sourcing, dann die Lieferanten, zuletzt die Automatisierung. Wer sie umdreht und zuerst Software einführt, digitalisiert einen Prozess, den er nicht verstanden hat.